Gewerbeanmeldung

Gleich nach der Handelsregistereintragung hat die Gewerbeanmeldung zu erfolgen, aus Gründen der Haftung soll dies nicht vorher durchgeführt werden. Weitere Informationen finden Sie hier: IHK-Berlin Gewerbeanmeldung und die Möglichkeit der Online-Gewerbemeldung. Eine verspätete (rückwirkende) Anmeldung kann mit einem Bußgeld belegt werden.

Aufgrund der Gewerbeanmeldung werden in der Regel folgende Institutionen automatisch informiert: Finanzamt, Berufsgenossenschaft, Handwerkskammer (bei Handwerkstätigkeiten), Industrie- und Handelskammer. Trotzdem verbleibt die Pflicht der Anmeldung bei diesen Institution beim Unternehmer (Geschäftsführer).

Steuerliche Anmeldung beim Finanzamt

Die steuerliche Anmeldung beim zuständigen Finanzamt muss innerhalb von 30 Tagen nach der Notar-Beurkundung erfolgen. Um Fehler zu vermeiden, sollten Sie das Ihrem Steuerberater überlassen, mit dem Sie in der Zwischenzeit Kontakt aufgenommen haben. Typischerweise erteilen Sie ihm eine Vertretungs- und Empfangsvollmacht.

In der steuerlichen Anmeldung werden Sie nach dem geschätzten Umsatz und Gewinn im Gründungs- und Folgejahr gefragt. Danach bemessen sich die vom Finanzamt festzulegten Vorauszahlungen für Umsatzsteuer und Körperschafts- und Gewerbesteuer. Eine vorsichtige Schätzung ist deswegen ratsam.

Sie können das Finanzamt per SEPA-Lastschrifteinzug bevollmächtigen die fälligen Steuer termingerecht von Ihrem Konto abzubuchen. Dies hat den Vorteil, dass Steuerzahlungen pünktlich beglichen werden und somit keine Säumniszuschläge anfallen, vorausgesetzt das Geschäftskonto weist die notwendige Deckung auf (wenn nicht, entstehen zusätzlich Spesen bei der Bank).

Einstellung von Mitarbeitern

Aufgrund der Komplexität und der empfindlichen Konsequenzen ist es zwingend ratsam für diesen Bereich spezialisierte Lohnbüros oder Lohndienstleister zu beauftragen. Diese führen in Ihrem Auftrag die Beantragung der Betriebsnummer, die Anmeldung der Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge durch und beachten alle weiteren Regularien. Gerne teilen wir Ihnen unsere Erfahrungen mit Dienstleistern in diesem Bereich mit.

Hier möchten wir Ihnen hier nur die wesentlichen Zusammenhänge beschreiben:

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, von dem Lohn bzw. Gehalt, das er dem Arbeitnehmer zahlt, Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge einzubehalten und an das Finanzamt bzw. dem Sozialversicherungsträger abzuführen. Bei Nichtzahlung dieser Beiträge haftet der Arbeitgeber, bei einer UG/GmbH der Geschäftsführer persönlich. Es drohen bei verspäteter Anmeldung und Abführung der Abgaben empfindliche Strafzahlungen und sogar strafrechtliche Konsequenzen. Sobald ein Arbeitgeber eine Person einstellt, benötigt er eine sogenannte Betriebsnummer. Die Betriebsnummer ist beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit in Saarbrücken zu beantragen.

Die versicherungspflichtigen Mitarbeiter müssen bei den Ortskrankenkassen, bei einer Ersatzkasse, Betriebskrankenkasse oder einer Innungskrankenkasse angemeldet werden. Auch hier erhalten Sie eine Betriebsnummer. Geringfügig Beschäftigte sind bei der Minijobzentrale anzumelden.

Sofortmeldung: Für bestimmte Branchen ist die Abgabe der Anmeldung eines Arbeitnehmer spätestens bei Beschäftigungsaufnahme abzugeben, siehe Rentenversicherung Sofortmeldung. Eine nicht oder nicht rechtzeitig abgegebene Sofortmeldung ist ein Meldeverstoß, der ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro vorsieht.

Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft

Die Mitgliedschaft in der zuständigen Berufsgenossenschaft ist für alle Arbeitgeber Pflicht, die Mitarbeiter beschäftigen. Die Anmeldung hat bei der Berufsgenossenschaft der jeweiligen Branche zu erfolgen.

IHK oder Handwerkskammer

Die IHK-Mitgliedschaft ist eine gesetzlich Pflichtmitgliedschaft und die Beträge sind Pflichtbeiträge. Reine Handwerksbetriebe sind nicht Mitglied der IHK, sondern der Handwerkskammer. Bei Kapitalgesellschaften beginnt die Mitgliedschaft bereits mit der Eintragung in das Handelsregister. Weitere Information: IHK-Berlin Mitgliedschaft.

Auch wenn die Angaben gewissenhaft recherchiert wurden und durch Verlinkung auf die entsprechenden Quellen unterlegt sind bzw. aufgrund eigener Erfahrungen wiedergeben wurden, übernehmen wir keine Haftung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der aufgeführten Inhalte. Die Informationen stellen keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Bitte sprechen Sie mit Ihren Rechts- und Steuerberater, gerne vermitteln wir Ihnen Steuer- und Rechtsberater mit denen wir bereits jahrelang zusammenarbeiten.

Die Firma als Kapitalgesellschaft

Details über Gesellschaften mit beschränkter Haftung können hier gefunden werden: IHK-Berlin GmbH und Unternehmergesellschaft. Zum Unterschied zwischen Unternehmergesellschaft und GmbH siehe hier: Die GmbH und UG (haftungsbeschränkt).

Vorbereitung und Festlegungen

Es sind die oder der Gesellschafter (Eigentümer) und der Geschäftsführer (Handlungsbevollmächtigter) festzulegen. Der Geschäftsführer kann gleichzeitig Gesellschafter (auch einziger Gesellschafter) in einer Person sein.

Sie benötigen einen Firmennamen der zeichengenau anzugeben ist. Die Firma muss zur Kennzeichnung des Unternehmens geeignet sein und Unterscheidungskraft besitzen. Weitere Informationen zum Firmennamen (Firmierung) können Sie hier nachlesen: IHK-Berlin Firmenname.

Sie benötigen den Unternehmensgegenstand (Geschäftszweck), der einerseits konkret anzugeben ist, Sie aber in Rahmen der unternehmerischen Tätigkeit nicht zu sehr einengt, mehr dazu hier: IHK-Berlin Gegenstand. Beachten Sie bei handwerklichen Tätigkeiten die eventuelle Notwendigkeit der Handwerksrolleneintragung, siehe IHK-Berlin Gewerbe/Handwerk. Ebenso sind bestimmte Tätigkeiten erlaubnispflichtig, für die bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein müssen: IHK-Berlin erlaubnispflichtige Gewerbe.

Es ist der Sitz der Gesellschaft (politische Gemeinde in Deutschland) und die inländische Geschäftsanschrift festzulegen, die im Handelsregister eingetragen wird. Der Geschäftsanschrift kommt besondere Bedeutung zu, siehe unten.

Stammkapital: Das ist die Geldsumme mit der die Gesellschaft bei der Gründung ausgestattet wird und mit der die Gesellschafter haften. Bei einer UG ist ein Kapital unter 500€ nicht zu empfehlen, da bereits Gründungskosten von mindestens 300 € anfallen.

Satzung: Die Satzung (Gesellschaftsvertrag) ist der Vertrag der Gesellschafter untereinander: Bei einer Einpersonen-Gesellschaft (nur ein Gesellschafter) bietet sich die Verwendung des sogenannten Musterprotokolls an, das eine vereinfachte standardisierte Form der Satzung darstellt und mit geringeren Notarkosten einhergeht.

Ein Termin bei einem Notar ist zu vereinbaren, bei dem der/die Gesellschafter und der Geschäftsführer anwesend sind (Ausnahme: Nachbeurkundung). Die genannten Festlegungen werden dem Notar mitgeteilt.

Notar-Termin zur Beurkundung

Beim Notar-Termin werden die beteiligten Personen durch den Notar identifiziert, also Ausweispapiere nicht vergessen. Die vom Notariat vorbereitete Satzung wird vom Notar verlesen und von dem/den Gesellschafter/n vor dem Notar unterzeichnet. Der Geschäftsführer wird bestellt und die vorbereitete Anmeldung zum Handelsregister wird vom Geschäftsführer unterschrieben, aber erst vom Notariat zum Registergericht übermittelt, wenn die Einzahlung des Stammkapitals nachgewiesen wurde, siehe unten.

Ab diesen Zeitpunkt existiert die Firma als Vorgesellschaft, die Firmierung ist mit dem Zusatz „in Gründung“ oder „i. G.“ zu versehen, also z.B. ABC Technik UG (haftungsbeschränkt) i. G.

Geschäftsanschrift aktivieren

Spätestens zu diesem Zeitpunkt muss die angegebene Geschäftsanschrift der Firma postalisch erreichbar sein. D.h. Sie müssen ein Schild mit der exakten Firmierung am Briefkasten anbringen. Das ist sehr wichtig, denn, wenn die Zustellung des Notars oder des Registergerichtes nicht erfolgen kann, gibt es Verzögerungen und unnötige Nachfragen/Probleme Seitens des Registergerichtes. Bitte weisen Sie Ihren Postboten besonders darauf hin, da es auch Fälle gab, wo trotz Beschilderung die Post nicht eingeworfen wurde.

Eröffnung des Geschäftskontos und Einzahlung des Stammkapitals

Sie vereinbaren einen Termin mit einem Bankinstitut Ihrer Wahl, ein einfaches Erscheinen in einer Filiale ist zumeist nicht mehr möglich. Bei manchen Instituten ist bei kleinen Gesellschaften nur eine Online-Eröffnung bzw. ein Termin per Telefon möglich.

Der Bank wird eine beglaubigte Abschrift der Satzung übermittelt, die vom Notar ausgestellt wurde. Neben dem Geschäftsführer müssen sich zumeist auch die Gesellschafter identifizieren und mehrere umfangreiche Formulare unterschreiben. Die Steuer-Identifikationsnummer des Geschäftsführers und Gesellschafter wird von der Bank abgefragt. Wenn Sie schließlich eine Kontonummer erhalten haben, zahlen die Gesellschafter das Stammkapital darauf ein (am besten per Überweisung).

Anmeldung zum Handelsregister

Der Geschäftsführer übermittelt einen Kontoauszug oder eine Bankbestätigung über das auf dem Geschäftskonto vorhandene Stammkapital dem Notariat. Von dort wird die Anmeldung zum Registergericht des zuständigen Amtsgerichtes übermittelt. Nach einigen Tagen erhält die Gesellschaft an ihre Geschäftsanschrift (siehe oben) ein Schreiben vom Registergericht mit der Aufforderung einen Kostenvorschuss zu leisten (in Berlin 150 €). Sie können entweder eine persönlich Bareinzahlung bei der Kasse des Registergerichts oder eine Überweisung vornehmen.

Erst nach Eingang des Kostenvorschusses beim Registergericht prüft ein Richter die Unterlagen.

Eintragung im Handelsregister und Handlungsfähigkeit

Wenn es keine Beanstandung gibt, erfolgt die Eintragung im Handelsregister. Sie können hier nach Ihrer Firma kostenlos suchen: Handelsregister-Auskunft.

Erst mit dem Tag der Eintragung im Handelsregister ist die Gesellschaft vollständig handlungsfähig und erst jetzt greift die beschränkte Haftung. Vermeiden Sie unbedingt vor diesem Termin, dass durch die Gesellschaft Verbindlichkeiten eingegangen werden, d.h. Bestellungen erfolgen, Verträge unterschrieben werden (z.B. Kaufverträge, Mietverträge), da zum Zeitpunkt der Handelsregistereintragung das Stammkapital als Vermögen vollständig der Gesellschaft zur Verfügung stehen muss (Abzüglich Notar- und Registerkosten).

Bank informieren

Teilen Sie die erfolgte Handelsregistereintragung Ihrer Bank mit, damit der „in Gründung“-Zusatz in der Kontobezeichnung entfernt wird.

Weitere Anmeldungen und Einrichtungen

Auch wenn die Firma nun real existiert, sind noch weitere Anmeldungen von Bedeutung, siehe im folgenden Beitrag.