Auch wenn die Firma (UG oder GmbH) nach der Eintragung im Handelsregister real existiert (siehe Ablauf der Gründung einer Unternehmergesellschaft oder einer GmbH), sind noch weitere Anmeldungen von Bedeutung, siehe IHK-Berlin Anmeldungen und Genehmigungen, die wir im Folgenden beschreiben:
Gewerbeanmeldung
Gleich nach der Handelsregistereintragung hat die Gewerbeanmeldung zu erfolgen, aus Gründen der Haftung soll dies nicht vorher durchgeführt werden. Weitere Informationen finden Sie hier: IHK-Berlin Gewerbeanmeldung und die Möglichkeit der Online-Gewerbemeldung. Eine verspätete (rückwirkende) Anmeldung kann mit einem Bußgeld belegt werden.
Aufgrund der Gewerbeanmeldung werden in der Regel folgende Institutionen automatisch informiert: Finanzamt, Berufsgenossenschaft, Handwerkskammer (bei Handwerkstätigkeiten), Industrie- und Handelskammer. Trotzdem verbleibt die Pflicht der Anmeldung bei diesen Institution beim Unternehmer (Geschäftsführer).
Steuerliche Anmeldung beim Finanzamt
Die steuerliche Anmeldung beim zuständigen Finanzamt muss innerhalb von 30 Tagen nach der Notar-Beurkundung erfolgen. Um Fehler zu vermeiden, sollten Sie das Ihrem Steuerberater überlassen, mit dem Sie in der Zwischenzeit Kontakt aufgenommen haben. Typischerweise erteilen Sie ihm eine Vertretungs- und Empfangsvollmacht.
In der steuerlichen Anmeldung werden Sie nach dem geschätzten Umsatz und Gewinn im Gründungs- und Folgejahr gefragt. Danach bemessen sich die vom Finanzamt festzulegten Vorauszahlungen für Umsatzsteuer und Körperschafts- und Gewerbesteuer. Eine vorsichtige Schätzung ist deswegen ratsam.
Sie können das Finanzamt per SEPA-Lastschrifteinzug bevollmächtigen die fälligen Steuer termingerecht von Ihrem Konto abzubuchen. Dies hat den Vorteil, dass Steuerzahlungen pünktlich beglichen werden und somit keine Säumniszuschläge anfallen, vorausgesetzt das Geschäftskonto weist die notwendige Deckung auf (wenn nicht, entstehen zusätzlich Spesen bei der Bank).
Einstellung von Mitarbeitern
Aufgrund der Komplexität und der empfindlichen Konsequenzen ist es zwingend ratsam für diesen Bereich spezialisierte Lohnbüros oder Lohndienstleister zu beauftragen. Diese führen in Ihrem Auftrag die Beantragung der Betriebsnummer, die Anmeldung der Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge durch und beachten alle weiteren Regularien. Gerne teilen wir Ihnen unsere Erfahrungen mit Dienstleistern in diesem Bereich mit.
Hier möchten wir Ihnen hier nur die wesentlichen Zusammenhänge beschreiben:
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, von dem Lohn bzw. Gehalt, das er dem Arbeitnehmer zahlt, Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge einzubehalten und an das Finanzamt bzw. dem Sozialversicherungsträger abzuführen. Bei Nichtzahlung dieser Beiträge haftet der Arbeitgeber, bei einer UG/GmbH der Geschäftsführer persönlich. Es drohen bei verspäteter Anmeldung und Abführung der Abgaben empfindliche Strafzahlungen und sogar strafrechtliche Konsequenzen. Sobald ein Arbeitgeber eine Person einstellt, benötigt er eine sogenannte Betriebsnummer. Die Betriebsnummer ist beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit in Saarbrücken zu beantragen.
Die versicherungspflichtigen Mitarbeiter müssen bei den Ortskrankenkassen, bei einer Ersatzkasse, Betriebskrankenkasse oder einer Innungskrankenkasse angemeldet werden. Auch hier erhalten Sie eine Betriebsnummer. Geringfügig Beschäftigte sind bei der Minijobzentrale anzumelden.
Sofortmeldung: Für bestimmte Branchen ist die Abgabe der Anmeldung eines Arbeitnehmer spätestens bei Beschäftigungsaufnahme abzugeben, siehe Rentenversicherung Sofortmeldung. Eine nicht oder nicht rechtzeitig abgegebene Sofortmeldung ist ein Meldeverstoß, der ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro vorsieht.
Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft
Die Mitgliedschaft in der zuständigen Berufsgenossenschaft ist für alle Arbeitgeber Pflicht, die Mitarbeiter beschäftigen. Die Anmeldung hat bei der Berufsgenossenschaft der jeweiligen Branche zu erfolgen.
IHK oder Handwerkskammer
Die IHK-Mitgliedschaft ist eine gesetzlich Pflichtmitgliedschaft und die Beträge sind Pflichtbeiträge. Reine Handwerksbetriebe sind nicht Mitglied der IHK, sondern der Handwerkskammer. Bei Kapitalgesellschaften beginnt die Mitgliedschaft bereits mit der Eintragung in das Handelsregister. Weitere Information: IHK-Berlin Mitgliedschaft.